HOME>オススメ情報>会社で行うのが大変ならサービス会社に依頼をしよう

大量にあるならサービス会社に任せよう

パソコンを操作する女性

今までビジネスで利用してきた、大量の文書の保管に困っているのなら、電子化してしまえば問題は解決します。一つひとつ、スキャナを使ってパソコンに取り込んでいけばよいので、難しい方法ではありません。しかし、大量の文書があるのなら、自分たちでスキャンするのは時間がかかりすぎてしまうため、電子化してくれるサービスを活用したほうがよいです。そちらなら、電子化して欲しい文書を渡すだけで、代わりに作業をしてくれるため、まったく手間をかけずにデジタルデータを手に入れられます。もちろん、利用する前には、秘密を守る契約をきちんと行うため、門外不出の文章も安心して任せられます。

見積もりで料金を把握する

会議

文書の電子化を行ってくれるサービスは、インターネットを使えば、簡単にいくつも見つけることができます。いろいろなサービスを比較して、大切な文書を任せられるサービスを探しだしましょう。サービスを決めたのなら、次は文書をデジタルデータへと変換してもらったときの見積もりをもらう必要があります。料金に納得できたのなら、あとは追加料金が発生しないことを確かめて、電子化して欲しい文書をすべてサービス会社に渡しましょう。

納期やファイル形式も確認しておく

会議

電子化を急いでいるのなら、納期がいつになるか、きちんと確認しておく必要があります。文書が多ければ多いほど、時間がかかりますので、期日に間に合うか確かめておきましょう。そして、デジタルデータとして渡してもらうときの、ファイル形式もチェックしておかなければいけません。新しいソフトウェアをパソコンにインストールできない会社もあるでしょうから、普段使っているソフトウェアで開けるファイル形式に変換してもらいましょう。

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